Jak vyúčtovat služby klientům

Náš software vám umožní řešit kompletně celý proces účtování služeb. InTouch CRM pro vás může udělat například toto:

• Vytvoření sdíleného seznamu všech klientů.
• Definování prováděných úkonů a ceníků.
• Vytvoření projektu a seznamu úkolů, které je třeba vyřešit.
• Zápis výkazů práce k úkolům.
• Měření skutečně odpracované práce pomocí integrovaných stopek.
• Rozlišení práce, která se přímo fakturuje klientovi a práce, která se jen eviduje.
• Vyúčtování paušálů a předplacených služeb.
• Fakturace průběžné práce nebo celkové práce.
• Analytické vyhodnocení ziskovosti projektu.

Seznam klientů a ceníky

InTouch CRM umí spravovat kompletní seznam všech vašich klientů. U každého klienta můžete mít určeno, za jaké ceny nakupuje produkty a služby. Systém se pak automaticky postará o to, aby každému klientovi byla vyúčtována práce ve správné sazbě.

Ceníků můžete mít vytvořeno neomezené množství a u každého prováděného úkonu můžete zvolit účtování po započatých hodinách nebo minimální účtovanou sazbu.

Projekty a úkoly

Každá zakázka, kterou si váš klient objedná je v InTouch CRM evidována jako objednávka. Manažer projektu může definovat další úkoly, které se váží k zakázce a rozdělit je mezi své kolegy.

Každý úkol má jasného řešitele a může obsahovat i odhad pracnosti.

Výkazy práce a měření času

Měření času stráveného na úkolech je navrženo tak, že umožňuje rychlé a pohodlné přepínání mezi více úkoly. Měřen je vždy právě jeden úkol a ostatní čekají ve frontě. Naměřené hodnoty je možné dodatečně opravovat.

Výkazy práce je možné dodatečně vkládat i ručně, pokud například řešitel nemá v době plnění úkolu přístup k počítači.
 

Dva druhy práce

Ne každá práce je fakturována zákazníkovi. Organizace často zaměstnávají své pracovníky na interních projektech nebo prací, kterou prostě nejde přímo vyfakturovat klientovi. InTouch CRM s tím počítá a umožňuje evidovat oba druhy prací. Umí také zvlášť evidovat práce, které neznamenají tvorbu něčeho nového, ale jsou řešením minulých problémů (práce na odstranění chyb).

Paušály a předplacené služby

Pokud máte některé své klienty tzv. “na paušál” a pokud tito klienti mají v rámci paušálu předplacený nějaký objem prací, není ani to pro InTouch CRM žádný problém. Obě situace můžete v našem systému řešit vytvořením speciálních “předpisů”, které zajistí, že se zákazníkovi nic nezapomene naúčtovat.

Pracovníci, kteří zadávají výkazy práce, nemusí vůbec řešit, jestli už byl překročen limit předplacený zákazníkem. InTouch CRM to hlídá sám.

Fakturace

InTouch CRM dotahuje celou problematiku vyúčtování služeb až do fakturace. Objednávku, která reprezentuje zakázku od klienta, prostě na pár kliknutí převedete na fakturu. Daňový doklad můžete vytisknout, ale díky tomu, že má náš systém integrovaný e-mailový klient, můžete fakturu rovnou poslat jako PDF dokument v příloze e-mailu.

Naše řešení podporuje také vystavování proforma faktur, označování zaplacených faktur (pomocí načtení výpisu z banky) a také automatické zasílání emailových upomínek.

Vyhodnocení ziskovosti projektu

Systém má k dispozici tiskovou sestavu, která zobrazí odhad hrubé marže, kterou jste na projektu dosáhli. Dokáže také zobrazit přehled času věnovaný všem pracím, který je navíc rozdělený podle jednotlivých členů týmu.

Elektronické upomínky

Pokud se rozhodnete vystavovat faktury z InTouch CRM (což je určitě dobře), tak můžete využít našeho vestavěného upomínkového systému. Systém automaticky upozorní ty klienty, kteří nezaplatí fakturu. Pošle jim e-mailem kopii dokladu a textové upozornění.