V tomto příspěvku bych vás rád seznámil s několika zásadami, jak má takový hromadný e-mail vypadat. Budeme se také zabývat technickými aspekty celé záležitosti. Je pravdou, že nesprávným rozesláním hromadného e-mailu si můžete udělat docela dost ostudy, a proto je pečlivá příprava na místě.
Ze všeho nejdřív se musíte zamyslet nad obsahem, který chcete zasílat a vymyslet strategii. Vaše komunikační strategie bude v tomto případě zahrnovat odpovědi na otázky:
Odpověď na tuto otázku závisí na tom, jaký je váš obor podnikání a jaký typ informací chcete distribuovat. Jiná frekvence bude, pokud chcete upozorňovat zákazníky na horké novinky z oboru a jiná, pokud chcete oznamovat novou verzi svého produktu. Pokud se vaše společnost podobá obvyklé obchodní firmě, domnívám se, že zasílat přibližně 1-2x za měsíc je optimání.
Než se ale definitivně rozhodnete, jakou frekvenci zvolit, zhodnoťte, kolik pracovních sil máte na vytváření kvalitního obsahu. Pokud jste podnikatel, který si dělá ve své firmě skoro všechno sám, budete mít problém něco kvalitního vytvořit i jednou měsíčně. Jestliže už máte pracovníka vyhrazeného pro marketing a PR, můžete si troufnout i do týdeníku.
Při vytváření obsahu je třeba se trochu vcítit do potřeb příjemce hromadného e-mailu. Ideálním obsahem je text, který bude adresáta vzdělávat nebo mu pomůže s řešením určitého problému. Může to být např. článek, případová studie nebo analýza. Je možné zasílat i souhrn dění v oboru. Pokud je příjemcem stávající zákazník, můžete zasílat články, které mu pomohou s užíváním již zakoupeného produktu (služby).
Vyhněte se textům, které byste asi sami nebyli ochotni číst. Na prvním místě jsou to superlativy prošpikované marketingové bláboly, například o “novém inovativním a revolučním řešení, které upevňuje vedoucí postavení vaší firmy na trhu”. Tohle nikdo nečte. Opravdu! Text, který opustí vaši firmu musí mít hodnotu pro zákazníka. V opačném případě příjemci začnou žádat o vyřazení ze seznamu adresátů.
Každou chvíli se někdo rozhodne obšťastnit potenciální zákazníky e-mailem s velkou přílohou. Přílohy e-mailu byste měli u hromadné pošty používat jen výjimečně a pouze za předpokladu, že příloha je relativně malá (řekněme 300 kB max.) Máte-li potřebu distribuovat větší objem dat, udělejte to jinak. Vytvořte ZIP archiv se všemi soubory, umístěte jej na nějaký webový server (viz např. uschovna.cz) a příjemcům pošlete pouze odkaz na tento soubor, aby si jej mohli stáhnout.
Mimochodem, nejhorší, co můžete udělat, je poslat hromadný e-mail se stručným sdělením, aby si příjemce otevřel dokument ve Wordu v příloze. Vaše sdělení pak umístíte do tohoto dokumentu. Tohle prosím nikdy nikdy nikdy nedělejte.
K tomuto tématu snad jen ještě jedna poznámka. Pokud budete chtít e-mail poslat např. na 10 tis. adres (což je u spousty firem běžné číslo) a rozhodnete se připojit brožurku v PDF o velikosti 2 MB, můžete parádně ucpat svoje firemní připojení do internetu. Vlastně budete chtít protlačit 20 GB dat (to je asi 5 plných DVDček) v poměrně krátké době přes svoji internetovou linku.
V příštím příspěvku se podíváme na to, jak využít InTouch CRM pro hromadnou e-mailovou komunikaci. Zůstaňte tedy prosím “naladěni” na naši vlnu.