« zpět

Jak dostat kontakty a kalendář do mobilu

Kontakty, schůzky, úkoly a e-maily je užitečné mít v mobilu. Chcete je mít aktuální a synchronizované s CRM. Potřebujete, aby vám mobil připomněl schůzku nebo usnadnil navigaci k zákazníkovi.

Pokud dostanete kontakty a schůzky do mobilu, získáte tím další příjemný bonus. Automaticky se budou objevovat ve vašich chytrých hodinkách (např. Apple Watch). Telefon se také postará o to, aby i další aplikace využívaly kontakty z CRM (např. WhatsApp).

InTouch CRM samozřejmě tohle všechno umožňuje. Připravili jsme pro vás detailní postup krok za krokem, jak můžete nastavit CRM a své mobilní zařízení.

Informace, které profesionál potřebuje mít ve svém zařízení, můžeme rozdělit do tří základních kategorií:

  • E-maily
  • Kalendář a úkoly
  • Kontakty

Samozřejmě můžete chtít mít po ruce i jiná data, nicméně tohle jsou ty nejzákladnější informace. Každé mobilní zařízení má pro ně vyhrazenou aplikaci - Mail, Kalendář, Připomínky nebo Kontakty.

Nejjednodušší je to s e-maily. Je velmi pravděpodobné, že již nyní máte přístup k e-mailům ve svém telefonu nebo tabletu. Nejspíš jste měli e-maily v mobilu ještě dřív, než jste začali pracovat s CRM, a proto se jim budeme věnovat minimálně. Soustředíme se hlavně na kontakty, kalendář a úkoly.

Jaké jsou možnosti synchronizace

Předpokládejme, že pracujete v businessu, máte centrální databázi důležitých obchodních informací v CRM, ale také se často pohybujete v terénu. Obchodujete v autě, v restauraci nebo uprostřed regálů v supermarketu. K datům v CRM se můžete dostat těmito způsoby:

  1. Použít webový prohlížeč, a tedy se zcela obejít bez potřeby cokoliv synchronizovat.
  2. Synchronizovat data přes externí službu (např. Google nebo Microsoft). O problematičnosti tohoto přístupu se krátce zmíníme níže.
  3. Synchronizovat data na přímo CRM <-> zařízení.

Jako nejefektivnější a nejméně problematické považujeme samozřejmě poslední řešení. První volba je ideální pokud potřebujete přistoupit k datům, které jsou specifické pro CRM (např. nabídky nebo příležitosti).

Synchronizace přes externí službu je zákazníky často požadována. Většinou z toho důvodu, že už používají Google Calendar nebo Outlook a jsou na tyto produkty zvyklí. Nicméně, udržovat takové řešení ve funkčním stavu je obtížné. Google i Microsoft neustále mění fungování svých služeb a synchronizace, která včera fungovala dobře se může zítra zaseknout nebo neočekávaně narušit data v CRM. Další nevýhodu je, že pokud se v budoucnosti rozhodnete vypnout synchronizaci, tak vám data v externí službě zůstanou a musíte je ručně odstranit. InTouch CRM podporuje i tento způsob synchronizace, ale našim klientům jej nedoporučujeme.

Přímá synchronizace s CRM je tedy z našeho pohledu optimální. Navíc, pro tento způsob existují etablované standardy. Pro synchronizaci kalendáře a úkolů se standard jmenuje CalDAV a pro kontakty CardDAV. Oba tyto standardy jsou založeny na obecnějším standardu WebDAV (ten vznikl pro přístup k souborům na webových serverech a InTouch CRM jej podporuje také).

Výhody použití CardDAV / CalDAV

Synchronizace funguje oboustranně. To znamená, že přidané a upravené záznamy se dostanou do zařízení, ale i obráceně. Když schůzku přidáte do kalendáře v mobilu, objeví se okamžitě i v CRM.
Žádné kontakty, úkoly a schůzky, které do svého zařízení dostanete pomocí CardDAVu nebo CalDAVu, nejsou smíchány s ostatními kontakty (např. z Googlu nebo iCloudu). Když později odeberete synchronizační účet, jsou s ním odstraněny i data pocházející z CRM, ale dat z jiných zdrojů se tato operace nedotkne.
Ve svém telefonu můžete mít osobní kontakty, které se synchronizují s iCloudem nebo Googlem a současně pracovní kontakty z CRM. Nemusíte mít obavu, že v práci uvidí váš osobní kalendář nebo, že se seznam vašich kamarádů dostane do firemního CRM.

CardDAV a CalDAV lze použít téměř na libovolném zařízení nebo operačním systému. Protokoly jsou postaveny na webových standardech a podporovány většinou výrobců řešení pro týmovou spolupráci.

Rozdíl mezi iOS a Android

Uživatelé výrobků Apple mají výhodu, že protokoly jsou podporovány přímo v systému. Není nutné nic dalšího instalovat.

Uživatelé systémů Android mají situaci trošku složitější, ale ne o moc. Musí pouze doinstalovat dvě další appky.

Jak nastavit CRM

Od teoretického úvodu se konečně dostáváme k praktické části. Aby synchronizace správně fungovala, je třeba nejprve věnovat pozornost nastavení InTouch CRM.

Pokud provozujete InTouch CRM na vlastním serveru (netýká se uživatelů, kteří používají náš cloud), zkontrolujte následující:

  • Nemáte-li aktuální verzi InTouch CRM, určitě aktualizujte na nejnovější.
  • Váš server musí používat platný certifikát (SSL/TLS, https).
  • InTouch CRM musí být nainstalován v kořenovém adresáři webového serveru (v opačném případě nebude fungovat synchronizace s iOS/macOS). To znamená, že pro přístup k CRM píšete do prohlížeče jen název serveru (např. https://crm.mojefirma.cz) a žádnou další cestu (...firma.cz/intouch).

Jedinou další věcí, které musíte věnovat pozornost na straně CRM, je velikost adresáře. Za posledních pár let se obrovským způsobem zvětšila kapacita a výkon mobilních telefonů, nicméně v CRM systému mohou být statisíce případně i miliony kontaktů. Pravděpodobně nechcete mít ve svém mobilu 100 tis. kontaktů ze svého firemního CRM. Z toho důvodu umožňuje InTouch CRM omezit objem kontaktů, které budou dostupné pro synchronizaci. Dělá se to pomocí filtru.

Jednoduše si nastavíte libovolný filtr kontaktů (např. všechny kontakty, u kterých jste uveden(a) jako obchodník nebo všechny kontakty, kteří mají alespoň jednu objednávku) a řeknete aplikaci, že jej má použít pro synchronizaci.

Jak filtrovat v InTouch CRM >

  1. Otevřete stránku Adresář > Všechny kontakty.
  2. Pomocí nabídky Zobrazení > Filtrovat kontakty si nastavte požadovaný filtr (pouze pokud máte v CRM víc kontaktů než chcete mít v mobilu).
  3. V nabídce Nástroje zvolte Synchronizace kontaktů. Objeví se následující informační okno:

    CRM synchronizace kontaktů
     
  4. Pokud jste v bodě 2 nějaký filtr nastavili, stiskněte nyní tlačítko Převzít aktuální. Tímto učiníte aktuální filtr dostupným pro synchronizaci.

Tím je příprava CRM u konce a můžete přejít k nastavení svého mobilního zařízení.

Jak nastavit Android

Operační systém Android bohužel nepodporuje synchronizační standard CalDAV/CardDAV přímo. Je nutné podporu doinstalovat. Nejlepší současnou volbou (2024) je aplikace DAVx5, která naučí váš Android oběma protokolům. Jedná se bohužel o placenou aplikaci, leč za cenu lidovou (cca 150 Kč).

DAVx5Google Play

Pokud budete chtít synchronizovat i úkoly, doporučujeme nainstalovat ještě jtx Board. To je aplikace na práci s úkoly, která je podporovaná v synchronizační aplikaci DAVx5.

jtxBoardGoogle Play

  1. Po instalaci spusťte DAVx5.
  2. Na úvodní obrazovce můžeme přidat synchronizační účet pomocí tlačítka Add account.

    DAVx5 aplikace
     
  3. Následně zvolte první možnost Přihlášení s URL a uživatelským jménem.


     
  4. Zadejte přihlašovací údaje, které zjistíte z CRM - viz. stránka Dnes > Kalendář a volba v nabídce Nastavení > Synchronizace kalendáře:

    InTouch CRM - Nastavení synchronizace kalendáře


     
  5. Aplikace DAVx5 podporuje synchronizaci kontaktů i kalendáře a i když zadáte přihlašovací údaje jen pro kalendář, sama si dohledá zdroj dat pro kontakty.
  6. Zadejte název účtu, např. svoji e-mailovou adresu jak doporučuje aplikace nebo InTouch CRM.


     
  7. Potvrďte tlačítkem Add account. Automaticky se připraví synchronizace pro kalendář, úkoly i kontakty. Stačí jen aktivovat moduly které budete využívat. Všimněte si v horní části snímků, že obrazovka má dvě záložky, CalDAV a CardDAV.
     
  8. Stiskněte tlačítko Synchronizovat nyní, které zahájí výměnu dat s CRM.
  9. Pravidelnou synchronizaci si můžete nastavit přes tlačítko ozubeného kola u názvu synchronizačního účtu v pravém horním rohu.

Synchronizované kontakty se vám budou zobrazovat ve vašem seznamu kontaktů, události ve vašem kalendáři a úkoly se přenášejí do aplikace jtx Board. První synchronizace může trvat delší dobu, zvlášť pokud přenášíte tisíce kontaktů.

Jak nastavit iOS

Uživatelé iOS nebo macOS mají výhodu, že oba tyto systémy mají podporu CalDAV a CardDAV přímo od Applu a není nutné nic dalšího instalovat. Budete vytvářet dva synchronizační účtu. Jeden pro kalendář a úkoly, druhý pro kontakty. Začneme tedy s kontakty:

  1. Otevřete aplikaci Nastavení a pak sekci Aplikace (v dolní části).

    iOS nastavení - Aplikace
     
  2. Najděte a vyberte aplikaci Kontakty.


     
  3. V horní části obrazovky zvolte Účty pro kontakty.
  4. Na konci seznamu existujících účtů zvolte Přidat účet a následně vyberte poslední volbu Jiný.
  5. Zvolte Přidat účet CardDAV v sekci KONTAKTY.
  6. Zadejte přihlašovací údaje, které zjistíte z CRM - viz. stránka Adresář > Všechny kontakty a volba v nabídce Nastavení > Synchronizace kontaktů.
  7. Do pole Popis můžete napsat cokoliv, třeba InTouch CRM.
  8. Ťukněte na tlačítko Dále v pravém horním rohu. Pokud bude vše v pořádku, účet by se měl přidat mezi ostatní.
  9. Volitelné: v nastavení aplikace Kontakty můžete zvolit výchozí účet InTouch CRM. Nově přidávané kontakty do mobilu se budou automaticky zapisovat do CRM, pokud neřeknete jinak.

Přidání účtu pro kalendář a úkoly je velmi podobné.

  1. Otevřete aplikaci Nastavení a pak sekci Aplikace (v dolní části).
  2. Najděte a vyberte aplikaci Kalendář.
  3. V horní části obrazovky zvolte Kalendářové účty.
  4. Na konci seznamu existujících účtů zvolte Přidat účet a následně vyberte poslední volbu Jiný.
  5. Zvolte Přidat účet CalDAV v sekci KALENDÁŘE.
  6. Zadejte přihlašovací údaje, které zjistíte z CRM - viz. stránka Dnes > Kalendář a volba v nabídce Nastavení > Synchronizace kalendáře.
  7. Do pole Popis můžete napsat cokoliv, třeba InTouch CRM. 
  8. Ťukněte na tlačítko Dále v pravém horním rohu. Pokud bude vše v pořádku, účet by se měl přidat mezi ostatní.
  9. Volitelné: v nastavení aplikace Kalendář můžete zvolit výchozí kalendář CRM. Nově přidávané události a připomínky do mobilu se budou automaticky zapisovat do kalendáře v CRM, pokud neřeknete jinak.

První synchronizace může trvat delší domu, zvlášť pokud přenášíte tisíce kontaktů.

Další tipy a doporučení

Pokud budete kupovat novější mobil, doporučujeme ručně odebrat synchronizační účty ze starého mobilu a přidat je znovu v novém mobilu. Odebráním účtu z mobilu nesmažete data v CRM.

Synchronizaci CalDAV a CardDAV je dostupná i pro Microsoft Outlook pomocí doplňku Outlook CalDAV Synchronizer. Můžete vyzkoušet pokud Outlook potřebujete pro svoji práci.

Pokud používáte macOS, můžete si synchronizaci nastavit i zde. Podpora je standardně v systému. Stačí přidat nové účty - postup je podobný jako u iOS.